Στο πλαίσιο Ν. 4485/2017 εισήχθη η «Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης» από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ η οποία προηγείται οποιουδήποτε άλλου αιτήματος ή έγκρισης (απευθείας ανάθεσης, μετακίνησης, προκήρυξης διαγωνισμών, πρόσκλησης φυσικών προσώπων, υπογραφής συμβάσεων κλπ). H έκδοση ανάληψης υποχρέωσης πραγματοποιείται για κάθε δαπάνη ύστερα από τεκμηριωμένο αίτημα του Επιστημονικού Υπευθύνου.
Επιπλέον, εισήχθη η έννοια του Διατάκτη (άρθρο 65 Ν.4270/2014) στη διαδικασία πραγματοποίησης δαπανών ως υπογράφοντος σε κάθε Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης όπως ισχύει και στους λοιπούς Φορείς του Δημοσίου (ΝΠΔΔ και ΝΠΙΔ δημοσίου).
Βάσει των νέων υποχρεώσεων που επιβάλλονται από την κείμενη νομοθεσία (Νόμος 4485/2017, Νόμος 4270/2014, ΠΔ 80/2016), η ανάληψη υποχρέωσης αποτελεί το πρώτο στάδιο για την πραγματοποίηση οποιασδήποτε δαπάνης ανεξαρτήτως χρηματικού ποσού και πριν την εκκαθάριση και εντολή για πληρωμή αυτής. Συγκεκριμένα η διαδικασία για την έκδοση ανάληψης υποχρέωσης για κάθε δαπάνη περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:
- Υποβολή τεκμηριωμένου Αιτήματος Ανάληψης Υποχρέωσης από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο στο οποίο γίνεται αναλυτική αιτιολόγηση στο είδος και στην σκοπιμότητα της συγκεκριμένης δαπάνης (η οποία πρέπει να συνάδει με το φυσικό αντικείμενο του έργου), στο κόστος, στην κατηγορία προϋπολογισμού και στον λογιστικό κωδικό που αυτή θα βαρύνει. Το ανωτέρω αίτημα υποβάλλεται στο πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ με τη συμπλήρωση των σχετικών εντύπων 17, 18, 19, ανάλογα με τη φύση του αιτήματος.
- Έλεγχος από το προσωπικό της ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ-ΓΠΑ του αιτήματος ανάληψης υποχρέωσης για σύνταξη της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης.
- Υπογραφή της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης από τον Π.Ο.Υ/Προϊστάμενο Οικονομικής Υπηρεσίας ΜΟΔΥ και τον Διατάκτη/Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης.
- Ανάρτηση από την ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ της υπογεγραμμένης Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης στο πρόγραμμα ΔΙΑΥΓΕΙΑ και καταχώρηση αυτής στο Μητρώο Δεσμεύσεων του ΕΛΚΕ-ΓΠΑ.
Σημειώνεται ότι πριν την ανάρτηση οποιασδήποτε διακήρυξης, πρόσκλησης, σύμβασης θα πρέπει να προηγείται σχετική έκδοση Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης. Ο αριθμός καταχώρησης της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ (ΑΔΑ) καθώς και ο μοναδικός αριθμός της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσής (ΕΑΔ) πρέπει αναφέρεται στο σχετικό κείμενο Διακήρυξης/Πρόσκλησης/Σύμβασης. Χωρίς να έχει προηγηθεί σχετική Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης κάθε Διακήρυξη/Πρόσκληση/Σύμβαση θεωρείται άκυρη.
Για την υλοποίηση των ανωτέρω έχουν αναρτηθεί στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ (https://www.elke.aua.gr/entypa/entypa-elke/) τρία νέα έντυπα: το Έντυπο 17 «Αίτημα για έκδοση Ανάληψης Υποχρέωσης», το Έντυπο 18 «Αίτημα για έκδοση Ανάληψης Υποχρέωσης & Απευθείας Ανάθεσης» και το Έντυπο 19 «Αίτημα για την έκδοση Ανάληψης Υποχρέωσης για απασχόληση προσωπικού και έγκριση σύναψης σύμβασης/ιδιωτικού συμφωνητικού.
ΕΝΤΥΠΟ 17
Το έντυπο 17 χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις προκήρυξης διαγωνισμών και ιδιαίτερων περιπτώσεων όπως τα τραπεζικά έξοδα κλπ. Αφού εκδοθεί η σχετική Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης ο Επιστημονικά Υπεύθυνος θα ενημερώνεται μέσω του πληροφοριακού συστήματος. Μετά την έκδοση της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης θα είναι δυνατή η συμπλήρωση και κατάθεση των υπολοίπων εντύπων που απαιτούνται π.χ Έντυπο 36.
ΕΝΤΥΠΟ 18
Το Έντυπο 18 συμπληρώνεται στις περιπτώσεις αιτημάτων για απευθείας ανάθεση προμηθειών/παροχής υπηρεσιών και μετακινήσεων (για κατηγορία δαπάνης από 0€ έως 20.000€). Σε αυτές τις περιπτώσεις, η νομοθεσία δίνει το δικαίωμα να κατατεθούν ταυτόχρονα τα αιτήματα για έκδοση Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης και Απευθείας Ανάθεσης. Ως εκ τούτου, έχουν ενσωματωθεί στο Έντυπο 18 οι απαιτούμενες πληροφορίες του Εντύπου 17 και των παλαιότερων Εντύπων 35 & 40 τα οποία καταργούνται. Και στην περίπτωση αυτή προηγείται η διαδικασία έκδοσης Ανάληψης Υποχρέωσης από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ και ακολουθεί η έγκριση της δαπάνης από την εκάστοτε συνεδρία της Επιτροπής Ερευνών & Διαχείρισης.
ΕΝΤΥΠΟ 19
Το ‘Έντυπο 19 αντικαθιστά το Έντυπο 4 και συμπληρώνεται στις περιπτώσεις αιτήματος για απασχόληση προσωπικού. Προηγείται της πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος ή της έγκρισης σύναψης σύμβασης/ιδιωτικού συμφωνητικού (όταν δεν απαιτείται πρόσκληση). Για κάθε αιτούμενη θέση απασχόλησης υποβάλλεται ξεχωριστό αίτημα. Μετά την έκδοση Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ ακολουθεί η δημοσίευση της πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος ή έγκριση σύναψης σύμβασης/συμφωνητικού από την εκάστοτε συνεδρία της Επιτροπής Ερευνών & Διαχείρισης.
Επισημαίνεται ότι από την έναρξη της περιόδου συμμόρφωσης με το νέο θεσμικό πλαίσιο δεν θα είναι δυνατή η υλοποίηση καμίας δαπάνης εάν δεν έχει προηγηθεί η έκδοση της αντίστοιχης Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης (τα έντυπα 35 και 40 δεν γίνονται αποδεκτά από τον ΕΛΚΕ από τις 30/07/2018). Επιπλέον, απαιτείται ιδιαίτερα μεγάλη προσοχή ώστε οι δαπάνες οι οποίες σχετίζονται με Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης να μην ξεπερνούν το ποσό της Απόφασης καθώς το ποσό που υπερβαίνει δεν θα αποπληρώνεται.
Το προσωπικό του ΕΛΚΕ-ΓΠΑ βρίσκεται στη διάθεσή σας για τυχόν διευκρινήσεις.
