Α) Προθεσμία Υποβολής Δαπανών 2025
A1) Εκκαθάριση αμοιβών: Παρακαλούμε να έχουν κατατεθεί στον ΕΛΚΕ (αποκλειστικά μέσω WebRescom) μέχρι και την Παρασκευή 05.12.2025 τα παραστατικά των δαπανών όλων των προγραμμάτων για αμοιβές που πραγματοποιήθηκαν για το έτος 2025. Σας υπενθυμίζουμε ότι βρίσκεται σε λειτουργία το email misthodosiaelke@aua.gr στο οποίο θα πρέπει αποκλειστικά να αποστέλλονται τα απαιτούμενα δικαιολογητικά για την εκκαθάριση των αμοιβών. (Ως εκ τούτου, τα προσωπικά e-mails των εκκαθαριστών και η κεντρική διεύθυνση elke@aua.gr δεν χρησιμοποιούνται πλέον για αποστολή παραστατικών αμοιβών).
Για τις τιμολογήσεις που θα πραγματοποιηθούν εντός Δεκεμβρίου 2025 η καταληκτική ημερομηνία κατάθεσης είναι η 19η.12.2025 καθώς δεν μπορούν να γίνουν αποδεκτά παραστατικά με μεταγενέστερη ημερομηνία. Η εξόφληση των εν λόγω παραστατικών θα πραγματοποιηθεί τον Ιανουάριο του 2026. Ιδιαιτέρως θα πρέπει να ληφθεί μέριμνα από όσους έχουν συμβάσεις σε έργα τα οποία λήγουν στο τέλος Δεκεμβρίου 2025 ώστε να καταθέσουν τα παραστατικά πληρωμών τους μέχρι την ως άνω ημερομηνία.
Επισημαίνεται ότι σε κάθε περίπτωση, οι ημερομηνίες των παραστατικών πληρωμής (τιμολόγια, εκθέσεις πεπραγμένων, timesheets κλπ) θα πρέπει να αναφέρονται στην περίοδο έως και την ημερομηνία κατάθεσης στον ΕΛΚΕ και όχι μεταγενέστερες.
Για διευκρινίσεις μπορείτε να απευθύνεστε στους παρακάτω υπαλλήλους του ΕΛΚΕ:
Δ. Καρλικιώτη (2105294975, dimkarli@aua.gr)
Ν. Τόκα (2105294878, tokasn@aua.gr)
Χ. Πέρρα (2105294849, xristinaperra@aua.gr)
A2) Εκκαθάριση προμηθειών –μετακινήσεων- προκαταβολών: Παρακαλούμε να έχουν κατατεθεί στον ΕΛΚΕ (αποκλειστικά μέσω WebRescom) μέχρι και την Παρασκευή 05.12.2025 τα παραστατικά των δαπανών όλων των προγραμμάτων για προμήθειες και μετακινήσεις που πραγματοποιήθηκαν για το έτος 2025, ακολουθώντας τις αναλυτικές οδηγίες που υπάρχουν στο WebRescom. Η είσοδος στην πλατφόρμα γίνεται με τους προσωπικούς κωδικούς που σας έχουν δοθεί και ακολουθώντας τη διαδρομή ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ_ΕΝΤΟΛΕΣ ΔΑΠΑΝΩΝ_ΑΙΤΗΜΑ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΔΑΠΑΝΩΝ.
Ειδικότερα για τις μετακινήσεις τα παραστατικά θα πρέπει να επισυνάπτονται στο αίτημα πληρωμής αλλά δεν θα εξοφλούνται εάν δεν προσκομιστούν στον ΕΛΚΕ τα πρωτότυπά τους. Δεδομένου ότι υπάρχει μεγάλος αριθμός αιτημάτων για εκκαθάριση μετακινήσεων που εκκρεμούν εξαιτίας ελλιπών ή λανθασμένων παραστατικών παρακαλούμε για την άμεση τακτοποίησή τους.
Για τις τιμολογήσεις που θα πραγματοποιηθούν εντός Δεκεμβρίου 2025 η καταληκτική ημερομηνία κατάθεσης είναι η 19η.12.2025 καθώς δεν μπορούν να γίνουν αποδεκτά παραστατικά με μεταγενέστερη ημερομηνία. Η εξόφληση των εν λόγω παραστατικών θα πραγματοποιηθεί τον Ιανουάριο του 2026.
Στα αιτήματα πληρωμής προμηθειών που διενεργούνται μέσω WebRescom δεν είναι απαραίτητη η επισύναψη των εντύπων 05, 010 ή 011. Για θέματα εκκαθάρισης προμηθειών μπορείτε να απευθύνεστε στους υπαλλήλους του ΕΛΚΕ Ευ. Μάγου, (2105294909, evmagou@aua.gr) και Χρ. Αλεξανδράκη (2105294873 alexandrakis@aua.gr), ενώ για θέματα εκκαθάρισης μετακινήσεων στην υπάλληλο του ΕΛΚΕ Κ. Παπαδοπούλου (2105294908, kpap@aua.gr).
Σε ό,τι αφορά στις προκαταβολές που έχουν δοθεί αυτές θα πρέπει να τακτοποιηθούν άμεσα προκειμένου να καταχωρηθούν μέσα στο τρέχον έτος, ενώ δεν είναι δυνατή χορήγηση νέων προκαταβολών κατά το μήνα Δεκέμβριο.
Β) Υποβολή Προϋπολογισμών Έργων για το 2026
Σας υπενθυμίζουμε ότι θα πρέπει να καταθέσετε στην υπηρεσία μας (αποκλειστικά μέσω WebRescom) μόνο τον ετήσιο προϋπολογισμό κάθε έργου σας για το 2026, μέχρι και την Παρασκευή 05.12.2025. Σας γνωρίζουμε ότι δε θα μπορείτε να πραγματοποιήσετε δαπάνες για το οικονομικό έτος 2026 μέχρι την έγκριση των προϋπολογισμών από το Υπουργείο Παιδείας, Θρησκευμάτων & Αθλητισμού ενώ σε περίπτωση μη κατάθεσης προϋπολογισμού δε θα μπορείτε να πραγματοποιήσετε καθόλου δαπάνες.
Επίσης, παρακαλούμε στον προϋπολογισμό να προβλεφθεί ποσό της τάξεως των 50-100€ στον κωδικό 64.98 για τα τραπεζικά έξοδα του εκάστοτε έργου, ανάλογα με τον προβλεπόμενο αριθμό των τραπεζικών κινήσεών του.
Για περισσότερες λεπτομέρειες μπορείτε να απευθύνεστε στον υπάλληλο του ΕΛΚΕ Ν. Αγραφιώτη (2105294874, nag@aua.gr) ή στους χειριστές των έργων σας.
Γ) Κατάθεση Νομικών Δεσμεύσεων Φυσικών Προσώπων (Συμβάσεις)
Για την έγκριση των νομικών δεσμεύσεων φυσικών προσώπων παρακαλείστε να συμπληρώσετε για κάθε σύμβαση το σχετικό Έντυπο 19α (αναφέροντας τόσο τα συνολικά στοιχεία, όσο και τα επιμέρους -ανά έτος δαπάνη) και να τα καταθέσετε στο e-mail elke@aua.gr έως την 05η.12.2025, λαμβάνοντας υπόψη τις προβλέψεις που έχετε κάνει για το συνολικό και τον ετήσιο προϋπολογισμό των έργων σας. To Έντυπο 19α συνοδεύεται επίσης από το Έντυπο 39 και το αντίστοιχο σώμα της σύμβασης.
Για λόγους πληρέστερης διαχείρισης προτείνεται να μεριμνήσετε ώστε ότι οι συμβάσεις τακτικού προσωπικού να είναι ετήσιας διάρκειας ενώ των εξωτερικών συνεργατών να έχουν διάρκεια έως τη λήξη του έργου.
Σημειώνεται επίσης ότι το φυσικό αντικείμενο της σύμβασης θα πρέπει να περιγράφεται αναλυτικά και όχι μονολεκτικά και να συνάδει με τα παραδοτέα ή τα αναφερόμενα στο τεχνικό δελτίο του έργου (όπου υφίσταται).
Για διευκρινίσεις -εφόσον απαιτούνται- μπορείτε να απευθύνεστε στους υπαλλήλους του ΕΛΚΕ Γ. Δαλέζιο (2105294777, johndal@aua.gr), Ν. Παπαδόπουλο (2105294831, nikospapadopoulos@aua.gr) και Χρ. Αραμπατζή (2105294733, arampatzi.chrysi@aua.gr).
Δ) Κατάθεση αιτημάτων διενέργειας απευθείας ανάθεσης με σύναψη σύμβασης
Παρακαλούμε να έχουν κατατεθεί (αποκλειστικά μέσω WebRescom) αιτήματα απευθείας ανάθεσης για σύναψη σύμβασης προμήθειας ειδών και γενικών υπηρεσιών που αφορούν στο 2025, μέχρι την Παρασκευή 28.11.2025 καθώς μεταγενέστερα πρωτόκολλα δεν θα είναι εφικτό να διεκπεραιωθούν εντός του 2025.
Για αιτήματα απευθείας ανάθεσης χωρίς σύναψη σύμβασης έτους 2025 καταληκτική ημερομηνία είναι η 19η.12.2025.
Για διευκρινίσεις μπορείτε να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους του ΕΛΚΕ Ν. Μαυρομματάκη (2105294876, nmavrommataki@aua.gr) και Απ. Ράπτη (2105294847, arap@aua.gr).
Εκ της ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ
