Η διαδικασία της διαχείρισης των εντολών και των αποδόσεων προκαταβολών / προπληρωμών είναι η ακόλουθη:
ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΩΝ
• Οι Προκαταβολές χορηγούνται στο πλαίσιο του άρθ. 253 του Ν. 4957/2022 όπως ισχύει, εκδίδονται από τη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ μετά από απόφαση του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών, στην οποία ορίζονται τα στοιχεία του δικαιούχου της προκαταβολής, το ύψος του ποσού της χορηγούμενης προκαταβολής, η αιτιολογία χορήγησης και το χρονικό διάστημα απόδοσης αυτής. Για τον ΕΛΚΕ ΓΠΑ το ποσό της χορηγούμενης προκαταβολής πιστώνεται στην Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος.
• Ο τραπεζικός λογαριασμός Υπολόγου αφορά στο φυσικό πρόσωπο που θα οριστεί Υπόλογος και μπορεί να χρησιμοποιείται ο ίδιος για όλα τα έργα στα οποία ο Υπόλογος αιτείται προκαταβολής και για όλα τα είδη προκαταβολής. Κάθε φυσικό πρόσωπο με μόνιμη ή αορίστου χρόνου εργασιακή σχέση με το Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών, μπορεί να έχει μόνο έναν λογαριασμό Υπολόγου, για όσο χρόνο διατηρεί αυτή τη σχέση.
• Για τα έργα τα οποία δεν έχουν συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης και καταθέτουν αναλυτικό προϋπολογισμό σε ετήσια βάση, η προθεσμία απόδοσης δεν μπορεί να υπερβαίνει το τρίμηνο από την ημερομηνία έκδοσης του Χ.Ε.Π. (Χρηματικό Ένταλμα Προπληρωμής) και σε κάθε περίπτωση την 31η Δεκεμβρίου του οικονομικού έτους. Για τα έργα, των οποίων η διάρκεια εκτείνεται πέραν του έτους, η προθεσμία απόδοσης δεν μπορεί να υπερβαίνει την 31η Μαρτίου του επόμενου οικονομικού έτους ή την ημερομηνία λήξης του έργου, εφόσον αυτή έχει οριστεί πριν την 31η Μαρτίου. Σε περίπτωση μη απόδοσης της προκαταβολής εντός του ορίου που έχει τεθεί ο δικαιούχος – υπόλογος ευθύνεται με καταλογισμό του ποσού της προκαταβολής.
• Σε περίπτωση μη εξαντλήσεως όλου του ποσού της προκαταβολής, ο δικαιούχος καταθέτει το υπόλοιπο ποσό στον λογαριασμό ταμειακής διαχείρισης του έργου στον ΕΛΚΕ του Γεωπονικού Πανεπιστημίου Αθηνών. Δεν επιτρέπεται η έκδοση Χ.Ε.Π. σε δικαιούχο που, για οποιονδήποτε λόγο, δεν έχει αποδώσει εμπροθέσμως προηγούμενη προκαταβολή που έχει λάβει.
• Δεν μπορεί να δοθεί προκαταβολή για προμήθειες εφόσον ο προϋπολογισμός στην αντίστοιχη Κατηγορία Δαπάνης (λογιστικός κωδικός) ξεπερνά τις 10.000,00€. (Δεν ισχύει για την περίπτωση προκαταβολής σε μετακινήσεις). Η διαδικασία χορήγησης της προκαταβολής στις προμήθειες ενέχει θέση απευθείας ανάθεσης.
• Το ποσό των εξόδων, όπως αθροίζεται στο σύνολο των προσκομιζόμενων παραστατικών, δεν μπορεί να υπερβαίνει το ύψος της προκαταβολής.
Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΣΥΝΟΠΤΙΚΑ
- Έγκριση από την Επιτροπή Ερευνών της διαδικασίας χορήγησης προκαταβολών από τον ΕΛΚΕ ΓΠΑ και των σχετικών Εντύπων (ΕΛΚΕ).
- Υποβολή Αίτησης Ανοίγματος Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου από τον ενδιαφερόμενο προς τον Πρόεδρο της ΕΕΔ και τη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ _ΕΝΤΥΠΟ 50 (Ε.Υ.).
- Έκδοση έγκρισης Ανοίγματος Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου από τον Πρόεδρο της ΕΕΔ (ΕΛΚΕ).
- Κατάθεση Αιτήματος Χορήγησης Προκαταβολής από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ _ΕΝΤΥΠΟ 51 (Ε.Υ.).
- Έγκριση απόδοσης προκαταβολής από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών. Έκδοση σχετικής Απόφασης (ΕΛΚΕ).
- Διαχείριση προκαταβολής από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο (Ε.Υ.).
- Κατάθεση Απόδοσης Προκαταβολής από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ _ΕΝΤΥΠΟ 52 (Ε.Υ.).
- Κλείσιμο Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου με την κατάθεση Αίτησης Κλεισίματος Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ _ΕΝΤΥΠΟ 53 (Ε.Υ.).
Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΛΥΤΙΚΑ
ΑΝΟΙΓΜΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ
(i) Ο ενδιαφερόμενος για το άνοιγμα Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου (Επιστημονικός Υπεύθυνος έργου, συμβασιούχος έργου ή μέλος της ερευνητικής ομάδας του έργου), ο οποίος πρέπει απαραιτήτως να έχει μόνιμη ή αορίστου χρόνου εργασιακή σχέση με το Γεωπονικό Πανεπιστήμιο Αθηνών, συμπληρώνει και υποβάλει στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ το Έντυπο 50 «ΑΙΤΗΣΗ ΑΝΟΙΓΜΑΤΟΣ ΤΡΑΠΕΖΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΥΠΟΛΟΓΟΥ».
Το Έντυπο 50 «ΑΙΤΗΣΗ ΑΝΟΙΓΜΑΤΟΣ ΤΛ ΥΠΟΛΟΓΟΥ» περιλαμβάνει τα ακόλουθα:
- Στοιχεία Ταυτοποίησης Υπολόγου:
Συμπληρώνονται τα στοιχεία του Υπολόγου, η ιδιότητά του (μέλος ΔΕΠ, ΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ, ΕΕΠ, Μόνιμος Διοικητικός Υπάλληλος, ΙΔΑΧ Διοικητικός Υπάλληλος, κλπ), τα στοιχεία επικοινωνίας του (τηλέφωνα, email), καθώς επίσης και τα στοιχεία Ταυτότητας, ΑΦΜ και ΑΜΚΑ. - Είδος Προκαταβολής: Ο τραπεζικός λογαριασμός ισχύει και για τις τέσσερις περιπτώσεις για τις οποίες χορηγούνται προκαταβολές:
α) Για την προπληρωμή εξόδων μετακίνησης εκτός έδρας,
β) Για την προπληρωμή προμήθειας οργάνων, αναλωσίμων ή εξειδικευμένων υπηρεσιών από το εξωτερικό,
γ) Για την προπληρωμή αναγκαίων μικροεξόδων λοιπών δαπανών μέχρι το ποσό των χιλίων (1.000,00) ευρώ.
δ) Για την προπληρωμή δαπανών προβολής ή προώθησης που είναι αναγκαίες για την εκτέλεση έργων/προγραμμάτων. - Έργο: Ο τραπεζικός λογαριασμός ισχύει για όλα τα έργα για τα οποία ο ενδιαφερόμενος θα οριστεί υπόλογος.
Η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ παραλαμβάνει το Έντυπο 50 «ΑΙΤΗΣΗ ΑΝΟΙΓΜΑΤΟΣ ΤΛ ΥΠΟΛΟΓΟΥ» από τον ενδιαφερόμενο για το άνοιγμα Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου, την ελέγχει και την καταχωρεί στο πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ.
(ii) Η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ συντάσσει σχετικό έγγραφο έγκρισης προς την Τράπεζα, το οποίο υπογράφεται από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών ΕΛΚΕ του Γεωπονικού Πανεπιστημίου Αθηνών και πρωτοκολλείται ως εξερχόμενο.
Η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ αποστέλλει το έγγραφο Έγκρισης Ανοίγματος Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου στον ενδιαφερόμενο, προκειμένου να μεριμνήσει για το άνοιγμα του λογαριασμού, καθώς ενδέχεται η Τράπεζα -σε περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος δε διαθέτει ήδη τραπεζικό λογαριασμό στην ίδια Τράπεζα ή τα στοιχεία του χρειάζονται επικαιροποίηση- να ζητήσει πρόσθετα στοιχεία.
Η ύπαρξη Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για την έκδοση της προκαταβολής και αποτελεί έναν ειδικού σκοπού τραπεζικό λογαριασμό, όπου θα πιστώνεται και θα διαχειρίζεται το ποσό της προκαταβολής.
Στη διαδικασία ανοίγματος του Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου ενδέχεται η Τράπεζα να ζητήσει από τον Υπόλογο να υποβάλει διάφορα προσωπικά στοιχεία που απαιτούνται από την αναγκαιότητα συμμόρφωσης με το υφιστάμενο κανονιστικό πλαίσιο που διέπει τις τραπεζικές συναλλαγές, όπως ενδεικτικά:
- Ταυτότητα
- Εκκαθαριστικό Σημείωμα
- Βεβαίωση Αποδοχών
- Αντίγραφο Λογαριασμού ΟΤΕ και ΔΕΗ
(iii) Μετά το άνοιγμα του Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου, η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ εκτελεί τα ακόλουθα: - Εισάγει το έντυπο της Τράπεζας στο πρωτόκολλο.
- Δημιουργεί τον αντίστοιχο λογαριασμό 35 ––*** του Υπολόγου στο λογιστικό σχέδιο.
- Ενημερώνει το πεδίο «Τραπεζικός Λογαριασμός Υπολόγου» του ενδιαφερόμενου, με το IBAN του σχετικού λογαριασμού.
- Ενημερώνει τον Υπόλογο για τα στοιχεία του λογαριασμού.
ΧΟΡΗΓΗΣΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ
(i) Εφόσον έχει δημιουργηθεί Τραπεζικός Λογαριασμός Υπολόγου σύμφωνα με τα προηγούμενα βήματα, η εντολή προκαταβολής συμπληρώνεται με τη χρήση και κατάθεση στον ΕΛΚΕ του Εντύπου 51 «ΑΙΤΗΜΑ ΓΙΑ ΧΟΡΗΓΗΣΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ (ΧΕΠ)», ως ακολούθως:
- Στοιχεία Υπολόγου, Ε.Υ. και έργου
- Αιτιολογία προκαταβολής με αναλυτική τεκμηρίωση και σύνδεση με διακριτό τμήμα φυσικού αντικειμένου του έργου, εφόσον υφίσταται (π.χ. συγχρηματοδοτούμενα έργα).
- Συμπλήρωση του ονόματος του Υπολόγου/υπεύθυνου κίνησης του λογαριασμού ο οποίος μπορεί να είναι διαφορετικός από τον Ε.Υ. (βλ. ΑΝΟΙΓΜΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ, σημείο (i), ανωτέρω).
- Συμπλήρωση του πίνακα Α με πληροφορίες για το είδος της προκαταβολής.
Συμπληρώνεται κάθε φορά μόνο ένα είδος προκαταβολής από: α) έξοδα μετακίνησης εκτός έδρας, β) έξοδα προμήθειας οργάνων, αναλωσίμων ή εξειδικευμένων υπηρεσιών από το εξωτερικό, γ) ανάγκες μικροεξόδων λοιπών δαπανών μέχρι το ποσό των χιλίων (1.000,00) ευρώ. δ) έξοδα προβολής ή προώθησης που είναι αναγκαίες για την εκτέλεση έργων/προγραμμάτων.
Στο πεδίο ΚΩΔΙΚΟΣ ΔΑΠΑΝΗΣ συμπληρώνεται ο κατάλληλος λογιστικός κωδικός σύμφωνα με τα εγκεκριμένα Έντυπα Ε2 και Ε3 του έργου.
Στο πεδίο ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΥ συμπληρώνεται ο IBAN του λογαριασμού Υπολόγου.
Το ποσό προκαταβολής πρέπει να είναι μόνο σε ευρώ.
Στο Έντυπο συνυπογράφουν ο Υπόλογος και ο Επιστημονικός Υπεύθυνος (εφόσον πρόκειται για διαφορετικά πρόσωπα).
(ii) Η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ παραλαμβάνει το συμπληρωμένο Έντυπο 51 «ΑΙΤΗΜΑ ΓΙΑ ΧΟΡΗΓΗΣΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ (ΧΕΠ)» από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου και εκτελεί τους παρακάτω ελέγχους:
- Τα έντυπα είναι στη σωστή τους έκδοση.
- Έχει κατατεθεί προϋπολογισμός για το έργο.
- Υπάρχει επαρκές ταμειακό υπόλοιπο στο έργο.
- Υπάρχει επαρκές υπόλοιπο στην οικεία κατηγορία δαπάνης.
- Το ποσό που ζητείται δεν υπερβαίνει τα όρια που έχουν οριστεί.
- Είναι συμπληρωμένος ο κωδικός της κατηγορίας δαπάνης του ΓΛΚ.
- Στην περίπτωση προμηθειών, ελέγχει ότι το συνολικό ποσό των παραστατικών (προτιμολόγια) που αναφέρονται σε ομοειδή προϊόντα ή υπηρεσίες δεν ξεπερνά το εκάστοτε όριο που απαιτείται για να γίνει διαγωνισμός ή απευθείας ανάθεση.
- Στην περίπτωση μετακινήσεων, ελέγχει ότι υπάρχει απόφαση μετακίνησης όπου απαιτείται.
Εφόσον όλοι οι έλεγχοι ικανοποιούνται, γίνεται πρωτοκόλληση του Εντύπου 51 ««ΑΙΤΗΜΑ ΓΙΑ ΧΟΡΗΓΗΣΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ (ΧΕΠ)».
(iii) Εφόσον ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών εγκρίνει τη χορήγηση της προκαταβολής εκδίδεται σχετική Απόφαση που περιλαμβάνει πληροφορίες για το ονοματεπώνυμο του δικαιούχου/Υπολόγου, τον τίτλο και κωδικό του έργου, το εγκεκριμένο ποσό προκαταβολής, την αιτιολογία της και το χρονικό διάστημα απόδοσης της προκαταβολής. Η Απόφαση αναρτάται στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ και ενημερώνεται σχετικά ο δικαιούχος.
Παράλληλα, καταχωρούνται τα αναλυτικά στοιχεία προκαταβολής στο λογιστικό σύστημα της ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ και εκδίδεται η Απόφαση έκδοσης ΧΕΠ (Χρηματικό Ένταλμα Προπληρωμής) που αναρτάται στη Διαύγεια. Ακολουθεί η πληρωμή του.
Σημειώνεται ότι ο υπόλογος μιας προκαταβολής δεν μπορεί να πάρει νέα προκαταβολή (σε οποιοδήποτε έργο) αν έχει ήδη αναπόδοτες προκαταβολές για τις οποίες έχει εκπνεύσει η τελική
ημερομηνία απόδοσης (σύμφωνα με την σχετική απόφαση του ΕΛΚΕ για τον καθορισμό των μηνών ορίου για την απόδοση των προκαταβολών).
ΑΠΟΔΟΣΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ
Η απόδοση της προκαταβολής γίνεται με την ακόλουθη διαδικασία:
- Ο Υπόλογος συμπληρώνει το Έντυπο 52 «ΑΠΟΔΟΣΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ», σύμφωνα με τις οδηγίες που αναφέρονται στο σχετικό έντυπο και το υποβάλλει στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ, συνοδευόμενο από τα σχετικά πρωτότυπα παραστατικά. Στο Έντυπο συνυπογράφουν ο Υπόλογος και ο Επιστημονικός Υπεύθυνος (εφόσον πρόκειται για διαφορετικά πρόσωπα).
- Η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ παραλαμβάνει το Έντυπο 52 «ΑΠΟΔΟΣΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ» και τα συνημμένα του και ελέγχει τα ακόλουθα:
o Ελέγχει ότι τα έντυπα είναι στη σωστή τους έκδοση.
o Αναζητεί μέσω του συστήματος την αντίστοιχη αίτηση χορήγησης προκαταβολής και την έγκρισή της.
o Ελέγχει μέσω του συστήματος ότι η κατηγορία δαπάνης στην απόδοση προκαταβολής είναι ίδια με την κατηγορία δαπάνης στην εντολή προκαταβολής.
o Ελέγχει ότι τα συνημμένα παραστατικά έχουν εκδοθεί σύμφωνα με τον Κ.Φ.Α.Σ.
o Για την περίπτωση προμηθειών, ελέγχει ότι έχουν γίνει οι διαδικασίες προμήθειας και σύναψης σύμβασης (εάν απαιτείται) σύμφωνα με το υφιστάμενο πλαίσιο προμηθειών.
o Για την περίπτωση μετακινήσεων, ελέγχει ότι η μετακίνηση έχει πραγματοποιηθεί σύμφωνα με το υφιστάμενο πλαίσιο μετακινήσεων. - Η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ πρωτοκολλεί το Έντυπο 52 «ΑΠΟΔΟΣΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ» και τα συνημμένα του.
- Η απόδοση της προκαταβολής εγκρίνεται από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών του ΕΛΚΕ.
- Η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ διενεργεί τις απαραίτητες ενέργειες για την απόδοση της προκαταβολής, μετά την έγκριση της απόδοσης από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών του ΕΛΚΕ.
ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΤΡΑΠΕΖΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΥΠΟΛΟΓΟΥ
Ο ενδιαφερόμενος Υπόλογος έχει τη δυνατότητα να κλείσει τον Τραπεζικό Λογαριασμό Υπολόγου, υποβάλλοντας στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ το Έντυπο 53 «ΑΙΤΗΣΗ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ ΤΛ ΥΠΟΛΟΓΟΥ».
Σημειώνεται ότι ο Τραπεζικός Λογαριασμός Υπολόγου μπορεί να παραμένει ενεργός μετά την απόδοση της προκαταβολής και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση και επόμενων προκαταβολών.
Η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ: - Παραλαμβάνει το Έντυπο 53 «ΑΙΤΗΣΗ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ ΤΛ ΥΠΟΛΟΓΟΥ», το ελέγχει και το πρωτοκολλεί.
- Ελέγχει την απόδοση όλων των προκαταβολών που έχουν κατατεθεί στο συγκεκριμένο Τραπεζικό Λογαριασμό.
- Συντάσσει σχετικό έγγραφο του Προέδρου για το κλείσιμο του Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου και αποστέλλει το έγγραφο αυτό στην Τράπεζα, με κοινοποίηση στον Υπόλογο.
Σημειώνεται ότι ο ΕΛΚΕ διατηρεί το δικαίωμα να κλείσει οποιονδήποτε Τραπεζικό Λογαριασμό Υπολόγου, εφόσον προηγουμένως: α) ενημερώσει τον Υπόλογο, β) δεν υπάρχει ταμειακό υπόλοιπο στον Τραπεζικό Λογαριασμό, και γ) δεν εκκρεμεί η απόδοση άλλων προκαταβολών.
Μπορείτε να κατεβάσετε την ανακοίνωση εδώ.
