ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΓΕΩΠΟΝΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ
ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ
ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ
Ταχ. Δ/νση: Ιερά Οδός 75, Τ.Κ. 118 55 Αθήνα, 28.01.2020
Πληροφορίες: Κων/να Κατσιμπρινάκη Αρ. Πρωτ: 4572
Τηλέφωνο: 210 5294848
Fax: 210 5294873
e-mail: elke@aua.gr
Προς: Επιστημονικούς Υπεύθυνους έργων και συνεργάτες αυτών
Θέμα: Ενημέρωση για ενέργειες. Ορθή χρήση εντύπων του ΕΛΚΕ
Σας ενημερώνουμε ότι για το έτος 2020 οι συνεδριάσεις της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ θα πραγματοποιούνται κάθε δεύτερη και τέταρτη εβδομάδα εκάστου μηνός, ήτοι κάθε δεκαπενθήμερο.
Επιπλέον, παρακαλούμε να ληφθούν υπόψη τα παρακάτω, δεδομένου ότι παρατηρείται συχνά να κατατίθενται στο πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ μη ορθά συμπληρωμένα Έντυπα ή να μην ακολουθούνται οι δέουσες διαδικασίες, γεγονός που δημιουργεί καθυστερήσεις στην υλοποίηση των αιτημάτων των Επιστημονικών Υπευθύνων και στην εξέλιξη των έργων.
Α) Συμβάσεις φυσικών προσώπων: Έντυπα 6α, 6β, 7, 9 και 19
Σε περίπτωση χρήσης των παραπάνω Εντύπων για τη σύναψη συμβάσεων φυσικών προσώπων στα έργα ευθύνης σας, παρακαλείστε να ακολουθείτε πιστά τις παρακάτω οδηγίες.
Για τα έργα που απαιτείται από το φορέα χρηματοδότησης αναφορά στη δημοσιότητα (ευρωπαϊκά, ΕΣΠΑ, ΠΔΕ, λοιπά συγχρηματοδοτούμενα κλπ):
- Σε κάθε σελίδα των εντύπων συμβάσεων (στο πάνω ή στο κάτω μέρος και χωρίς να επηρεάζονται τα άρθρα της σύμβασης) θα πρέπει να συμπληρώνεται ο κατάλληλος λογότυπος του φορέα χρηματοδότησης.
- Στο σώμα του κειμένου της σύμβασης και στο σημείο που αναφέρεται «…το έργο χρηματοδοτείται από …..» θα πρέπει να συμπληρώνεται η λεκτική αναφορά στη χρηματοδότηση /συγχρηματοδότηση του αντίστοιχου φορέα.
- Μαζί με τον τίτλο του έργου θα πρέπει να συμπληρώνεται και ο αντίστοιχος κωδικός ΟΠΣ/MIS ή ο αριθμός συμβολαίου, όπου υπάρχει.
Για όλα τα έργα:
- Το Έντυπο 19 -όταν συμπληρώνεται για έγκριση σύμβασης προσωπικού (όχι για πρόσκληση)- θα πρέπει να συνοδεύεται από τα αντίστοιχα έντυπα συμβάσεων συμπληρωμένα και υπογεγραμμένα από το δικαιούχο και τον Επιστημονικό Υπεύθυνο (σε τρία αντίτυπα, χωρίς την ημερομηνία έναρξης η οποία συμπληρώνεται από την Υπηρεσία).
- Τόσο στο Έντυπο 19 όσο και στο σώμα του κειμένου της σύμβασης, η περιγραφή αντικειμένου του δικαιούχου, τα πακέτα εργασίας και τα παραδοτέα θα πρέπει να ταυτίζονται μεταξύ τους αλλά και με το εγκεκριμένο Τεχνικό Δελτίο Έργου, το σχετικό συμβόλαιο του έργου ή άλλο.
- Στα έντυπα των συμβάσεων ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δίνεται στην τελευταία σελίδα με τις υπογραφές ώστε να εκτυπώνονται σε συνέχεια κειμένου και όχι σε κενή σελίδα.
- Επιπλέον, το Έντυπο 19 θα πρέπει να κατατίθεται στο πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ τουλάχιστον 15 ημέρες πριν την έναρξη της σύμβασης, ώστε να είναι δυνατή η ολοκλήρωση των απαιτούμενων ενεργειών για την νομιμότητα και κανονικότητά της.
– Όταν το Έντυπο 19 συμπληρώνεται για επιλογή προσωπικού μέσω πρόσκλησης, θα πρέπει να συνοδεύεται από φωτοτυπία του εγκεκριμένου Τεχνικού Δελτίου Έργου ή του αντίστοιχου συμβολαίου, στο σημείο που αναφέρεται η ιδιότητα, το αντικείμενο και τα παραδοτέα του προσώπου για το οποίο θα δημοσιευτεί η πρόσκληση. Τα αντίστοιχα πεδία του Εντύπου 19 θα πρέπει να ταυτίζονται απόλυτα με αυτό.
Β) Μετακινήσεις σε συγχρηματοδοτούμενα έργα: Έντυπο 40
Όπως έχετε ήδη ενημερωθεί με προηγούμενη ανακοίνωση, προκειμένου για μετακινήσεις στο πλαίσιο αυτής της κατηγορίας έργων, θα πρέπει να προηγείται προέγκριση από την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης. Επομένως, θα πρέπει να συμπληρώνεται και να κατατίθεται στο πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ το Έντυπο 40, τουλάχιστον 15 ημέρες πριν την πραγματοποίηση της μετακίνησης, ώστε να είναι δυνατή η έγκρισή της από την Ε.Ε.Δ. Σε διαφορετική περίπτωση, δεν θα είναι δυνατόν να πληρωθούν τα έξοδα της μετακίνησης από το έργο.
Γ) Τροποποιήσεις προϋπολογισμών έργων: Έντυπο 3
Όταν απαιτείται τροποποίηση του προϋπολογισμού των έργων και χρησιμοποιείται το Έντυπο 3 θα πρέπει να συμπληρώνονται υποχρεωτικά τόσο η Αιτιολογία Τροποποίησης (όχι αόριστες περιγραφές) όσο και όλοι οι κωδικοί για τους οποίους έχει εγκριθεί π/ϋ και όχι μόνο όσοι τροποποιούνται, όπως άλλωστε αναφέρεται ρητά και στις οδηγίες του ίδιου του Εντύπου.
Δ) Προμήθειες Απευθείας Ανάθεσης 0-20.000,00 €: Έντυπο 18
Για την πραγματοποίηση αναθέσεων προμηθειών έως 20.000,00€ συμπληρώνεται το Έντυπο 18 και ακολουθούνται τα παρακάτω στάδια:
Για δαπάνες αξίας 0 έως 10.000,00 ευρώ, πλέον Φ.Π.Α.
- Υποβολή από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου τεκμηριωμένου αιτήματος έγκρισης απευθείας ανάθεσης (Έντυπο 18), συνοδευόμενο μόνο από την οικονομική προσφορά του προτεινόμενου αναδόχου.
- ‘Έγκριση δαπάνης από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης.
- Κοινοποίηση έγκρισης στον Ε/Υ του έργου από τα στελέχη του ΕΛΚΕ.
- Πραγματοποίηση της δαπάνης και έκδοση του τιμολογίου από την επόμενη ημέρα της κοινοποίησης.
Για δαπάνες αξίας από 10.000,01 ευρώ έως 20.000,00 ευρώ πλέον Φ.Π.Α.
- Υποβολή από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου του τεκμηριωμένου αιτήματος έγκρισης απευθείας ανάθεσης (Έντυπο 18), συνοδευόμενο από απόδειξη έρευνας αγοράς (τουλάχιστον δύο οικονομικές προσφορές).
- Έγκριση δαπάνης και σύμβασης από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης.
3.Κοινοποίηση έγκρισης στον Ε/Υ του έργου από τα στελέχη του ΕΛΚΕ.
- Κατάρτιση σύμβασης και κοινοποίηση σε ανάδοχο από τα στελέχη του ΕΛΚΕ.
- Έναρξη σύμβασης/ ημέρα ανάρτησης σε ΔΙΑΥΓΕΙΑ και ΚΗΜΔΗΣ από τα στελέχη του ΕΛΚΕ.
- Πραγματοποίηση της δαπάνης μετά την κοινοποίηση της υπογεγραμμένης σύμβασης και έκδοση του τιμολογίου εντός των χρονικών ορίων της σύμβασης.
Συμπλήρωση Εντύπου 18:
- Στο οικονομικό έτος αναφοράς, αναγράφεται η εκάστοτε δαπάνη που αιτείται ο Ε/Υ προς έγκριση, και ΟΧΙ το ποσό του προϋπολογισμού.
- Στην τεκμηρίωση σκοπιμότητας δεν αναγράφονται αόριστες περιγραφές όπως «η δαπάνη είναι απόλυτα συναφής με το έργο».
- ΚΩΔΙΚΟΣ ΔΑΠΑΝΗΣ= ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΣ ΚΩΔΙΚΟΣ.
- Εάν απαιτείται σύναψη σύμβασης, η συμπλήρωση του Εντύπου 18 πρέπει να είναι ΠΛΗΡΗΣ σε όλα του τα πεδία (πχ. ΝΟΜΙΜΟΣ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ, ΤΟΠΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ, ΧΡΟΝΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ, ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ κλπ).
Ε) Προμήθειες μέσω διαγωνιστικής διαδικασίας άνω των 20.000,00 €: Έντυπο 36
Για την πραγματοποίηση αναθέσεων προμηθειών άνω των 20.000,00€ υποχρεωτικά συμπληρώνεται το Έντυπο 36, χωρίς να παραλείπονται τα εξής πεδία:
- Το είδος του διαγωνισμού.
- Τα σχετικά ποσά της απαιτούμενης προμήθειας, ορθά συμπληρωμένα (καθαρό ποσό – ΦΠΑ-σύνολο).
- Τα CPV σε συνεννόηση με το αρμόδιο στέλεχος.
- Η ποσότητα της απαιτούμενης προμήθειας σε συνεννόηση με το αρμόδιο στέλεχος.
- Στην περιγραφή της απαιτούμενης προμήθειας/υπηρεσίας πρέπει να επισυνάπτεται πίνακας υπογεγραμμένος ανά σελίδα από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο, ο οποίος θα είναι ίδιος με αυτόν που θα συμπληρωθεί στο τεύχος διακήρυξης του σχετικού διαγωνισμού.
- Ως τόπος κατάθεσης προσφορών πρέπει να αναφέρεται ο ΕΛΚΕ ΓΠΑ.
- Ο τόπος ανοίγματος προσφορών θα πρέπει να είναι ίδιος με αυτόν που θα συμπληρωθεί στο τεύχος διακήρυξης του σχετικού διαγωνισμού.
ΣΤ) Αίτημα για έκδοση Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής: Έντυπο 17
Δεδομένου ότι η χορήγηση προπληρωμής (για μετακινήσεις, προμήθειες από το εξωτερικό ή προμήθεια αναλωσίμων για λόγους έκτακτης ανάγκης έως 1.000,00€ απαιτούν έγκριση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης, θα πρέπει το σχετικό αίτημα να κατατίθεται στο πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ τουλάχιστον 15 ημέρες πριν την πραγματοποίηση της δαπάνης, ώστε να είναι δυνατή η έγκρισή της.
Ζ) Εντολή Επιστημονικού Υπευθύνου για πληρωμή: Έντυπο 10
- Όταν ο επιστημονικός υπεύθυνος αιτείται πληρωμή δαπάνης που προκύπτει μέσω τιμολογίου (πχ προμήθειες), το συνημμένο στο Έντυπο 10 τιμολόγιο θα πρέπει να φέρει ευκρινή αναφορά του ονόματος και της υπογραφής του επιστημονικού υπεύθυνου ή συνεργάτη του, στο σημείο «Παραλαβών». Τιμολόγια που δεν θα έχουν υπογραφή παραλαβής από αρμόδιο πρόσωπο δεν θα γίνονται δεκτά στο πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ.
- Όταν ο επιστημονικός υπεύθυνος αιτείται πληρωμή δαπάνης που αφορά σε αμοιβές φυσικών προσώπων θα πρέπει να μεριμνά για την ταυτόχρονη κατάθεση όλων των απαιτούμενων κατά περίπτωση δικαιολογητικών (φορολογική ενημερότητα για ποσά πάνω από 1.500,00€, ασφαλιστική ενημερότητα για ποσά πάνω από 3.000,00 €, time sheets για το τακτικό προσωπικό, timesheets για τους εξωτερικούς συνεργάτες όπου απαιτείται από τον οδηγό διαχείρισης του έργου, βεβαίωση παραδοτέων υπογεγραμμένη από τον Ε.Υ. όπου απαιτείται ανάλογα με τη φύση και τον οδηγό διαχείρισης του εκάστοτε έργου).
- Σημειώνεται ιδιαίτερα ότι η ημερομηνία κατάθεσης της εντολής πληρωμής και του σχετικού παραστατικού (ΤΠΥ, τίτλου κτήσης, κλπ) θα πρέπει να έπεται ημερολογιακά της σχετικής περιόδου αναφοράς (δηλ. του χρονικού διαστήματος της έκθεσης πεπραγμένων ή/και του timesheet), ώστε πάντοτε να βεβαιώνονται και να εξοφλούνται παραδοτέα που έχουν ήδη υλοποιηθεί.
- Όταν ο επιστημονικός υπεύθυνος αιτείται πληρωμή EMΜΕΣΗΣ δαπάνης (στα ευρωπαϊκά έργα HORIZON 2020) θα πρέπει να μεριμνά στο Έντυπο 10 να υπάρχει ευκρινής αναφορά στο ότι η δαπάνη αυτή είναι έμμεση (στα πεδία δίπλα από τον κωδικό ΕΛΚΕ του έργου).
Ιδιαίτερα προτείνεται πριν από κάθε ενέργεια και εφόσον υπάρχουν ζητήματα προς διευκρίνιση ή απορίες, να προηγείται επικοινωνία με τα στελέχη του ΕΛΚΕ τα οποία βρίσκονται στη διάθεσή σας για κάθε διευκρίνιση ή περαιτέρω ενημέρωση.
Το παρόν να αποσταλεί ηλεκτρονικά και με την ένδειξη all users.
Ο Πρόεδρος της Ε.Ε.Δ.
Αντιπρύτανης Έρευνας & διά Βίου Εκπ/σης
Καθ. ΣΤΑΥΡΟΣ ΖΩΓΡΑΦΑΚΗΣ
ΜΕ ΕΝΤΟΛΗ ΠΡΟΕΔΡΟΥ
Η ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ ΜΟΔΥ ΤΟΥ ΕΛΚΕ ΓΠΑ
ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ ΚΑΤΣΙΜΠΡΙΝΑΚΗ
